Der erste Schritt ist das Gespräch mit anderen Miteigentümern. Unsere Erfahrung zeigt, dass der Wunsch nach einer transparenteren, serviceorientierteren Hausverwaltung meist von mehreren Eigentümern geteilt wird. Anschließend wird der bestehende Verwaltungsvertrag geprüft – insbesondere im Hinblick auf Kündigungsfristen – und es werden Angebote alternativer Hausverwaltungen eingeholt. In weiterer Folge kommt es zu einer Beschlussfassung, entweder im Rahmen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung oder per Umlaufbeschluss. Die Abwahl der bisherigen Verwaltung und die Bestellung der neuen Hausverwaltung (z. B. Wolff & Galen) müssen dabei aus rechtlichen Gründen als zwei getrennte Beschlusspunkte formuliert werden. Die wichtigsten Schritte im Überblick: Abstimmung mit anderen Wohnungseigentümern Prüfung des bestehenden Verwaltungsvertrags Einholung und Vergleich von Verwaltungsangeboten Beschlussfassung über Abwahl und Neubestellung Kündigung der bisherigen Hausverwaltung

Idealerweise übernimmt die neue Hausverwaltung mit 1. Jänner eines Jahres. Dafür muss die Kündigung der bestehenden Verwaltung in der Regel bis spätestens 30. September ausgesprochen werden. Da Abstimmungen, Angebotseinholung und Beschlussfassung Zeit benötigen, empfehlen wir, bereits im Frühjahr oder Frühsommer mit den Vorbereitungen zu beginnen. Vom ersten Entschluss bis zur tatsächlichen Kündigung vergeht erfahrungsgemäß etwas Zeit.

Üblicherweise ist der Verwaltungsvertrag an eine dreimonatige Kündigungsfrist gebunden und nur zum Jahresende kündbar. Ein unterjähriger oder fristloser Wechsel ist rechtlich anspruchsvoll, kann aber in Ausnahmefällen – etwa bei groben Pflichtverletzungen oder Insolvenz der Verwaltung – möglich sein. Auch eine einvernehmliche Auflösung ist jederzeit denkbar. Wolff & Galen prüft gemeinsam mit spezialisierten Rechtspartnern gerne, ob in Ihrem konkreten Fall ein außerordentlicher Verwaltungswechsel möglich und sinnvoll ist.

Typische Warnsignale sind mangelnde Transparenz, schlechte Erreichbarkeit oder verspätete Abrechnungen (Betriebskosten sind spätestens bis 30.6. des Folgejahres vorzulegen). Auch das Unterlassen von Vergleichsangeboten bei größeren Arbeiten oder ein fehlendes Gebäudeservice sind ernst zu nehmende Hinweise. Weitere Alarmzeichen sind: Versteckte oder intransparente Provisionszahlungen Unseriöse Zusatzgeschäfte Geringe Einbindung der Eigentümer Unklare oder nicht nachvollziehbare Abläufe Schlechte Kommunikation und fehlende Rückmeldungen Mangelnde Serviceorientierung Selbstzufriedenheit nach dem Motto: „Ein Wechsel ist den Eigentümern zu mühsam“

Die Hausverwaltung wird vom Eigentümer bzw. von der Eigentümergemeinschaft bestellt. Mieter haben daher nur begrenzten Einfluss. Erfahrungsgemäß sind Eigentümer jedoch durchaus offen für einen Wechsel, wenn mehrere Mieter sachlich begründete Kritik vorbringen und geschlossen auftreten.

Ein Verwaltungswechsel muss rechtlich korrekt und gut organisiert erfolgen. Genau hier setzt das Wechselservice von Wolff & Galen an. Wir übernehmen – auf eigene Kosten – sämtliche organisatorischen Schritte rund um die Abwahl der bisherigen Verwaltung und unsere Neubestellung. Das Wolff-&-Galen-Wechselservice umfasst: Prüfung des bestehenden Verwaltungsvertrags und der letzten Betriebskostenabrechnung inkl. Aufzeigen möglicher Einsparpotenziale Erstellung eines kostenlosen und unverbindlichen Verwaltungsangebots mit transparentem Leistungsverzeichnis Vorbereitung, Versand und Aushang der Umlaufbeschlüsse Auswertung der eingelangten Beschlüsse Information aller Wohnungseigentümer über das Beschlussergebnis Erstellung und Übermittlung des Kündigungsschreibens an die bisherige Hausverwaltung Organisation einer gesetzeskonformen und reibungslosen Übergabe

Die Kosten der Hausverwaltung zählen zu den allgemeinen Bewirtschaftungskosten und werden entsprechend dem jeweiligen Verteilungsschlüssel auf die Eigentümer aufgeteilt. Üblicherweise orientieren sich die Kosten am Richtwert gemäß § 15a MRG. Dieser liegt derzeit bei EUR 4,47 pro m² und Jahr (zzgl. 20 % USt), also rund EUR 0,37 pro m² und Monat.

Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt vor, dass mindestens alle zwei Jahre eine Eigentümerversammlung abzuhalten ist. Wolff & Galen organisiert auf Wunsch auch häufiger Versammlungen – abhängig von Größe und Komplexität der Liegenschaft. Bei größeren Objekten kann zudem die Wahl von Stiegenvertretern und regelmäßige Abstimmungstermine sinnvoll sein.

Die Hausverwaltung übernimmt das gesamte Management der Immobilie im Auftrag der Eigentümer. Dazu zählen u. a.: Buchhaltung, Vorschreibungen und Einbringung offener Forderungen Verwaltung laufender Verträge (Versorger, Versicherungen, Dienstleister) Organisation von Instandhaltung und Reparaturen Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erhaltung des Gebäudes Da die Verwaltung in vielen Bereichen ohne gesonderten Beschluss handeln darf, ist Vertrauen besonders wichtig.

Ein wirksamer Umlaufbeschluss nach WEG muss mehrere formale Kriterien erfüllen: Versand an alle Wohnungseigentümer sowie zusätzlicher Aushang Getrennte Beschlüsse für Abwahl der bisherigen und Bestellung der neuen Verwaltung Klare Frist zur Stimmabgabe (mindestens 2–3 Wochen) Kontaktdaten für die Rücksendung Rechtsbelehrung Wolff & Galen sorgt dafür, dass alle formalen Anforderungen erfüllt werden.

Wolff & Galen konzentriert sich auf die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften – auch größerer Anlagen. Unsere Struktur ermöglicht professionelle Abläufe ebenso wie persönliche Betreuung. Eigentümerversammlungen finden stets unter direkter Einbindung der Geschäftsführung statt.

Unser Anspruch ist eine Hausverwaltung auf Augenhöhe – transparent, verlässlich und effizient. Unser Service beinhaltet unter anderem: Regelmäßige Objektbegehungen Eigentümerversammlungen nach Bedarf Laufende Optimierung von Versicherungs- und Dienstleisterverträgen Volle Transparenz bei Abrechnungen und Unterlagen Feste Ansprechpartner und geringe Fluktuation 24-Stunden-Notrufnummer

Wolff & Galen ist mehr als eine klassische Hausverwaltung. Wir vereinen interdisziplinäres Know-how unter einem Dach und bieten Eigentümergemeinschaften dadurch einen entscheidenden Vorsprung in Qualität, Geschwindigkeit und Rechtssicherheit. Ein besonderer Mehrwert ist unsere zusätzliche, unabhängige Anwaltskanzlei für Immobilien- und Wohnungseigentumsrecht, die sich im selben Gebäude befindet. Dadurch haben unsere Kunden bei rechtlichen Fragestellungen sofortigen Zugang zu fundierter juristischer Expertise – ohne Umwege, ohne lange Wartezeiten und aus erster Hand. Ob Beschlussfassungen, Streitfälle, Vertragsfragen oder Sonderthemen: Rechtssicherheit ist bei Wolff & Galen kein Zusatz, sondern Standard. Darüber hinaus profitieren unsere Kunden von einem eingespielten Netzwerk aus Technik, Sanierung, Bewertung und Immobilien-Know-how, das wir bei Bedarf gezielt einsetzen können. Informationen zur Liegenschaft, zu baulichen Gegebenheiten und zur Umgebung sind bei uns bereits vorhanden – das spart Zeit, reduziert Reibungsverluste und senkt Kosten. Ihre Vorteile mit Wolff & Galen auf einen Blick: Juristisches Immobilien-Know-how direkt im Haus durch eine zusätzliche Anwaltskanzlei Schnellere Entscheidungen durch kurze Wege und direkte Abstimmung Höhere Rechtssicherheit bei Beschlüssen, Verträgen und Sonderfällen Eingespieltes Netzwerk für Sanierung, Instandhaltung und Sonderprojekte Attraktive Sonderkonditionen und bevorzugte Behandlung für unsere Kunden Effiziente Abwicklung durch vollständige Objektkenntnis und strukturierte Prozesse Kurz gesagt: Wolff & Galen denkt Hausverwaltung weiter – vernetzt, rechtssicher und mit einem klaren Fokus auf den langfristigen Werterhalt Ihrer Immobilie.